[칼럼]되는시간의 미팅 일정 조율이 구글 캘린더, 아웃룩 보다 효과적인 이유

지금은 이직을 고려하고 있지 않지만, 이직을 준비할 때 다들 인사팀 담당자분들과 일정 조율을 위해 이메일 및 전화, 문자 핑퐁을 치곤 하잖아요. 저는 그럴 때마다 참 번거로웠어요. 보면 구직자 입장에서는 없는 시간 쪼개서 면접에 보러 가야 하고 구인하는 회사 입장에서는 다른 면접자들, 거래처 연락 조율도 계속해야 하는데 일이 2배로 늘어나니까 똑같이 번거로웠겠죠. 이렇게 핑퐁을 치지 않고 애초에 처음 연락할 때 모든 일정이 조율될 수 있다면 얼마나 편하겠어요.

회사 외부 사람들과 일정을 조율할 때는 팀 내부 캘린더인 구글이나 아웃룩과 같은 미팅 일정은 또 불편해서 잘 안 쓰기도 하고요. 괜히 이메일도 뭔가 한번 더 확인해야 할 것 같고 확정해서 '알림 메일 보내기'를 눌렀다가 '아.. 죄송한데 저 그 시간은 안돼서요..'라고 하면 또 수정해야 하고.. 구글 캘린더와 아웃룩은 조직 내에서 일정을 조율할 때에는 참 좋은 시스템이지만 외부 사람들과의 조율에서는... 흠 글쎄요. 아무래도 불편할 수밖에 없죠. 




업무는 항상 다양한 곳에서 이뤄지고
일정도 다양한 곳에서 확정이 되니.. 

일하다 보면 사실 내가 구글 캘린더만 쓸 거야!! 아웃룩으로만 쓸 거야!! 한다고 해서 모든 일정이 한 캘린더에서만 확정 되지는 않는다는 것 다들 알고계시죠? 다들 쓰는 캘린더들이 다르니까요. 그럼 이 캘린더들의 일정을 모두 통합해서 하나의 캘린더에서 정리한다면 반복되는 스케쥴링 업무가 줄어들 수 있지 않을까요? 


통합된 캘린더에는 내가 가진 대부분의 캘린더 일정이 반영돼서 다른 캘린더에 등록하고, 수정하는 번거로운 절차를 생략할 수 있는 거죠. 이렇게 구글 캘린더, 아웃룩 일정을 반영하는 캘린더로 고객과, 면접자와, 또는 지인 간 커피챗 일정을 조율하면 '언제 시간 괜찮으세요?'라고 물어보지 않아도 내가 원하는 시간에 시간을 조율할 수 있어 삶이 더 편해질 겁니다. 


그런데, 굳이 캘린더 하나 더 늘어나는 게 더 일 아닌가요?

대부분의 분들이 그렇게 생각하실 텐데요. 기업들은 각각 자신의 캘린더 기능이 더 유용하다고 말하고 그에 따라 많은 기업에서 다른 캘린더들을 사용해요. 그래서 일정을 조율하고 정할 때 기업에서 쓰는 캘린더로 외부에 일정 제안을 하지 못하죠. 그 기업에서는 어떤 캘린더를 사용하고 있는지 모르니까요. 


되는시간은 이런 불편함을 해결하기 위해 생긴 스케쥴링 SaaS 서비스예요. 여기서는 굳이 아웃룩 <->아웃룩 간 유저가 아니어도, 구글캘린더 <->구글캘린더 유저가 아니어도 누구나 약속을 잡을 수 있는 전용 랜딩페이지를 만들고 여기서 일정을 확정할 수 있죠.

일정을 조율할 때 '내 시간은 수요일 오후 중에 괜찮을 거야, 내 수많은 다른 캘린더들에서 잡힌 일정들이 이곳에 실시간 반영 되니까 약속시간은 언제든 가능한 범위 내에서 변경해~ 난 되는시간에서 나오는 시간들이면 다 괜찮아'라고 말할 수 있고 이건 담당자님의 기업에 또는 나와 미팅을 잡은 이들에게 매우 긍정적인 경험으로 남을 겁니다.



- 구글 캘린더와 아웃룩, 되는시간의 장단점 
구글캘린더에서는 팀 또는 조직을 위한 전문적인 캘린더역할을 소화하지만 되는시간은 나와 다른 팀, 다른 회사와 미팅 시간을 조율할 때 사용하면 좋습니다. 두 개의 캘린더는 비슷하지만 그 사용도가 조금 다르다는 것이 특징입니다. 

구글캘린더/아웃룩은,
Gmail 또는 Microsoft365 계정이 있는 모든 사용자에게 무료
Google 및 Microsoft의 다른 앱들과의 연동
타사 앱과의 통합 호환성 

구글 캘린더/아웃룩의 단점,
상당히 기본적인 기능만을 제공함
세부 기능 사용 희망 시 타사 앱과 연결 필요 
무료로 사용 시 상당수 제약되는 기능들  

각각의 캘린더로만 사용할 수 있는 구글캘린더/아웃룩과는 달리 되는시간에서는 구글캘린더, 아웃룩 일정과 더불어 네이버웍스, 애플 아이클라우드 등과의 연동이 쉽고 이렇게 연결된 캘린더를 통해서 일정 조율을 더 쉽게 만들어 줍니다. 또한, 카카오톡과의 연동으로 일정확정 및 취소 등의 이벤트 발생 시 알림톡을 통해 당사자들에게 알림 메시지를 보내주죠. 

되는시간의 장점, 
구글 캘린더, 아웃룩, 애플 아이클라우드, 네이버, 네이버웍스 캘린더와 통합 
일정 조율 시 불필요한 반복작업 X  
자사 앱에 일정조율 캘린더 embed 가능
API 연동 지원  

되는시간의 단점,
독립적으로 사용하기엔 유용하지 않음
타 캘린더들과의 호환을 통해 사용해야 함 


구글캘린더와 아웃룩 보다 편리하다는 걸 알았다면
이제 어떻게 적용할지 고민해 볼까요?

*되는시간 공식 홈페이지의 내용을 참고 했습니다. 

- 카카오톡과의 연동지원으로 일정 확정 시 자동 알림 메시지 보내기 (*가격 플랜에 따라 다를 수 있음)
되는시간은 한국에서 만들어진 일정 관리 소프트웨어기 때문에 개인, 팀, 회사 모두 사용할 수 있는데요. 1분 만에 가능한 시간을 설정해서 캘린더에 연결하고 코드 없이 회사 웹사이트에 예약 기능도 만들 수 있죠. 무엇보다도 카카오톡과 연동할 수 있어 국내 사용자들에게 유용하다는 평가를 받고 있어요. 



- 자동으로 줌, 노션, 지메일과 연결되는 기능을 지원
노션과 지메일을 한 번에 연결해서 수동적인 업무들을 줄이고 Zoom 연동을 자동으로 만들어서 매번 직접 링크를 생성해서 보내는 번거로움이 줄었어요. 업무 자동화와 데이터를 사랑하는 사용자라면 Zapier와 구글 애널리틱스도 캘린더와 같이 연동해서 사용할 수 있고요. 슬랙과 연결하면 미팅 관계자들 모두 제때 알림을 받고 편안하게 업무를 볼 수 있겠죠. 


- 웹사이트에서 직접 예약받기 (embed, API 연동 지원) 
코드 한 줄 복붙으로, 클릭 한 번으로 미팅 가능 시간을 공유할 수 있습니다. 나와의 미팅을 예약할 수 있는 예약 페이지 링크나 이메일, 웹사이트에 쉽게 붙여 넣을 수 있어요. 예약 API를 통해 자체 시스템과 연동도 가능합니다.

콘텐츠 위주의 마케팅을 진행하는 SaaS 기업에는 고객이 유입된 블로그 포스팅 중간에 바로 데모 체험 일정을 조율할 수 있도록 캘린더를 임베드해서 글을 보는 고객과 언제든 미팅 일정도 조율할 수 있고요. 


- 커스텀 필드 기능으로 고객과의 깊은 커뮤니케이션
예약 페이지의 예약 변경 및 취소 알림을 개인화하여 사용할 수 있어요. 딱딱한 후보자님, 지원자님, 담당자님과 같은 메시지가 아닌 커스텀 필드 값을 활용해 더 친근하게 내용을 전달해 보세요! 

그 외에도 개인 사용자에게 무제한 1:1 미팅 서비스를 무료로 제공하고 있다고 해요. 



되는시간은 무료플랜을 통해 바로 시작 가능해요!  
구글 캘린더, 아웃룩의 미팅 일정의 세부 기능을 이용하고 싶다면 구글 워크스페이스 또는 마이크로소프트 365 계정을 이용하고 있어야 합니다. 하지만, 되는시간에서는 별도 결제 없이 무제한 1:1 미팅 일정 조율을 바로 시작할 수 있죠. 한 번의 가입만으로 요. 외부 미팅 일정에 조율이 잦은 인사팀, 영업팀 분들이라면 한 번 사용해 보세요. 비용도 들지 않으니까요! 




그럼에도 구글, 아웃룩이 편하다면...!
개인에 맞는 캘린더 사용법이 있는 법

각각의 캘린더에는 장점이 있고 이에 추가적인 툴 사용이 오히려 업무의 짐이 될 수도 있죠. 각자의 희망사항에 따라 선택하는 것이 제일 좋은 선택일 것입니다. 구글캘린더와 아웃룩의 일정 기능은 조직 내부에서는 유용하지만 외부의 사람들과 이용하기에는 불편함이 있죠. 그렇지만 되는시간은 팀 내에서 사용하기에 불편함이 있습니다. 각각의 목적과 필요성에 따라 필요한 캘린더를 사용하는 것이 실용적인 선택일 겁니다. 

그러나 되는시간에서는 다른 사람들과 일정을 조율하는 과정에서의 긍정적인 경험을 통해 잠재 고객들(지원자 또는 비즈니스 미팅의 고객사 등이 되겠죠?)에게 긍정적인 경험을 줄 수 있습니다. 앞으로는 되는시간으로 일정 조율을 통한 핑퐁에 시간 낭비를 줄여보세요! 





Written by @Hannah, Brand Marketer

Hannah는 SaaS 칼럼니스트이자 브랜드 마케터 입니다.
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