사무직군의 경우 회사에서 가장 많은 시간을 쓰는 업무는 어떤게 있을까요? 바로 문서 작업 이지 않을까 싶어요. 종종 ' 아 오늘도 보고서 쓰다가 시간 다 갔어', '일 다운 일은 하지도 못했네' 라는 말을 하며 퇴근하는 분들을 보신 적 한 번 쯤은 있지 않으세요? 오늘은 그래서 그룹웨어 라인드를 쓰면서 이런 문서작업에 투여되는 업무 시간을 줄일 수 있는 방법에 대해 여러분과 함께 공유하려고 해요. 이 방법을 쓰면서 저희 팀은 문서작업 시 소요되는 시간을 기존보다 1/3 가량 줄일 수 있었답니다.
문서 발행에 대해 사전에 협의된 규칙 정하기 먼저 부서 내지 팀에서 사용하는 공통된 작업 프로세스를 결정해야 합니다. 이렇게 하면 2차, 3차 수정 요청의 비율이 60% 이상 감소하게 되요.예를 들어, 엑셀을 통해 보고서를 작성할 것인지, 워드를 통해 작성할 것인지, 글자의 자간 행간 및 문서 발행에 대한 표준화된 양식을 만드는 거에요. 여러 매체를 통해서 통일되지 않은 양식으로 문서 작업을 진행하게 되면 팀원들과 공유하는 과정에서 수정 작업에 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.
약간의 자율성이 보장되는 외부용 PPT 가 아니라면 꼭 내부에서 전 직원이 사전에 OK 한 구성과 양식을 먼저 정하는 과정을 거쳐보세요.목적에 따라 문서를 작성하는 매체 결정하기 사전에 협의된 규칙을 정하셨나요? 아니면 어떻게 정해야할 지 아직 감이 안오실 수도 있어요. 그렇다면 목적에 따라 문서를 작성하는 매체를 결정하는 과정을 먼저 시작할 수 있어요.
숫자가 많이 들어가는 보고서라면 엑셀로, 행사의 종료 경과에 따라 요약 보고서를 작성한다면 워드를 등. 사전에 조직내에서 협의된 문서 작성 매체를 정해두고 이에 맞추어 문서 작업을 한다면 수정에 필요한 시간을 60% 이상 줄일 수 있을거에요.
ㅎㅎ 이 많은 문서들 언제 다 작업할까요?© krystagrusseck, 출처 Unsplash
새로운 절차와 문서 작성 매체를 통합하여 사용하는 방법 이제 새로운 문서 작성 절차와 매체를 규정하는 사전 협의를 마치셨나요? 그 과정을 거치셨다면 한 가지 더 추천하고 싶은게 있어요.
- 문서 작성 시 공동 작업을 통해 한 번에 확인할 수 있게
- 공동 작업 된 문서를 바로 결재를 통해 보고 할 수 있게
할 수 있는 업무 서비스가 있다는 것 알고 계신가요? MS365 와의 호환을 지원하는 그룹웨어 라인드를 통해서는 공동 작업된 문서로 바로 결재를 올리고, 전 구성원이 결재 문서 내에서 바로 실시간 작업 문서 들을 확인할 수 있기 때문에, 문서 작성 절차를 정하고 작성 매체를 통합하기 쉬워요.
MS365 를 통한 문서 작성 -> 실시간 공유/피드백 -> 전자결재 보고 이 과정에서 여러분이 할 수 있는 것 내가 일하는데 발생하는 시간들 중 문서 작업에 소요 되는 시간이 얼마나 되는가? 를 측정하는 것 그에 따라 생각보다 많은 시간이 투여되고 있을 경우 전면적인 팀 업무 진행 프로세스를 재정비 할 필요가 있겠죠? 재정비 하는 과정에서 어떻게 해야 더 번거로운 과정들을 줄이고 직통으로 일을 할 수 있을까? 에 대한 걸 고민해보면 우리 회사에 필요한, 팀에 필요한 것들이 보이기 시작할거에요.
마지막으로 중요한 것사실 제일 중요한 것은 '필요하지 않은 문서 작업, 보고 절차를 줄여야 한다.' 가 제일 좋겠죠? 그렇지만 피치 못할 이유로 계속 해서 보고 절차를 실행해야 하는 경우들이 있어요. (대부분의 요즘 회사들이 그렇죠.)
구조상 보고서 작성 및 문서 작업 절차를 무조건 줄일 수 없다면 위 같은 방법을 실행해보세요. 사전에 협의 된 규칙을 정하기 까지 시간이 걸리고 번거로울 수 있지만 한번 진행하게 되면 왜 이런 절차가 필요했는지 바로 아실 수 있을거에요. 라인드랑 함께 시작해보시는 것도 좋겠네요.
Written by @Hannah, Brand Marketer
Hannah는 브랜드 마케터이자 SaaS 칼럼니스트 입니다.
스토리텔링 및 전환을 위한 콘텐츠를 통해 잠재고객과 기업이 관심을 갖는 문제에 대해 통찰력 있게 알아봅니다.
항상 쉬운 문장으로 내용을 전달하는 것에 중점을 둡니다.
사무직군의 경우 회사에서 가장 많은 시간을 쓰는 업무는 어떤게 있을까요? 바로 문서 작업 이지 않을까 싶어요. 종종 ' 아 오늘도 보고서 쓰다가 시간 다 갔어', '일 다운 일은 하지도 못했네' 라는 말을 하며 퇴근하는 분들을 보신 적 한 번 쯤은 있지 않으세요? 오늘은 그래서 그룹웨어 라인드를 쓰면서 이런 문서작업에 투여되는 업무 시간을 줄일 수 있는 방법에 대해 여러분과 함께 공유하려고 해요. 이 방법을 쓰면서 저희 팀은 문서작업 시 소요되는 시간을 기존보다 1/3 가량 줄일 수 있었답니다.
문서 발행에 대해 사전에 협의된 규칙 정하기 먼저 부서 내지 팀에서 사용하는 공통된 작업 프로세스를 결정해야 합니다. 이렇게 하면 2차, 3차 수정 요청의 비율이 60% 이상 감소하게 되요.예를 들어, 엑셀을 통해 보고서를 작성할 것인지, 워드를 통해 작성할 것인지, 글자의 자간 행간 및 문서 발행에 대한 표준화된 양식을 만드는 거에요. 여러 매체를 통해서 통일되지 않은 양식으로 문서 작업을 진행하게 되면 팀원들과 공유하는 과정에서 수정 작업에 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.
약간의 자율성이 보장되는 외부용 PPT 가 아니라면 꼭 내부에서 전 직원이 사전에 OK 한 구성과 양식을 먼저 정하는 과정을 거쳐보세요.목적에 따라 문서를 작성하는 매체 결정하기 사전에 협의된 규칙을 정하셨나요? 아니면 어떻게 정해야할 지 아직 감이 안오실 수도 있어요. 그렇다면 목적에 따라 문서를 작성하는 매체를 결정하는 과정을 먼저 시작할 수 있어요.
숫자가 많이 들어가는 보고서라면 엑셀로, 행사의 종료 경과에 따라 요약 보고서를 작성한다면 워드를 등. 사전에 조직내에서 협의된 문서 작성 매체를 정해두고 이에 맞추어 문서 작업을 한다면 수정에 필요한 시간을 60% 이상 줄일 수 있을거에요.
ㅎㅎ 이 많은 문서들 언제 다 작업할까요?© krystagrusseck, 출처 Unsplash
새로운 절차와 문서 작성 매체를 통합하여 사용하는 방법 이제 새로운 문서 작성 절차와 매체를 규정하는 사전 협의를 마치셨나요? 그 과정을 거치셨다면 한 가지 더 추천하고 싶은게 있어요.
- 문서 작성 시 공동 작업을 통해 한 번에 확인할 수 있게
- 공동 작업 된 문서를 바로 결재를 통해 보고 할 수 있게
할 수 있는 업무 서비스가 있다는 것 알고 계신가요? MS365 와의 호환을 지원하는 그룹웨어 라인드를 통해서는 공동 작업된 문서로 바로 결재를 올리고, 전 구성원이 결재 문서 내에서 바로 실시간 작업 문서 들을 확인할 수 있기 때문에, 문서 작성 절차를 정하고 작성 매체를 통합하기 쉬워요.
MS365 를 통한 문서 작성 -> 실시간 공유/피드백 -> 전자결재 보고 이 과정에서 여러분이 할 수 있는 것 내가 일하는데 발생하는 시간들 중 문서 작업에 소요 되는 시간이 얼마나 되는가? 를 측정하는 것 그에 따라 생각보다 많은 시간이 투여되고 있을 경우 전면적인 팀 업무 진행 프로세스를 재정비 할 필요가 있겠죠? 재정비 하는 과정에서 어떻게 해야 더 번거로운 과정들을 줄이고 직통으로 일을 할 수 있을까? 에 대한 걸 고민해보면 우리 회사에 필요한, 팀에 필요한 것들이 보이기 시작할거에요.
마지막으로 중요한 것사실 제일 중요한 것은 '필요하지 않은 문서 작업, 보고 절차를 줄여야 한다.' 가 제일 좋겠죠? 그렇지만 피치 못할 이유로 계속 해서 보고 절차를 실행해야 하는 경우들이 있어요. (대부분의 요즘 회사들이 그렇죠.)
구조상 보고서 작성 및 문서 작업 절차를 무조건 줄일 수 없다면 위 같은 방법을 실행해보세요. 사전에 협의 된 규칙을 정하기 까지 시간이 걸리고 번거로울 수 있지만 한번 진행하게 되면 왜 이런 절차가 필요했는지 바로 아실 수 있을거에요. 라인드랑 함께 시작해보시는 것도 좋겠네요.
Written by @Hannah, Brand Marketer
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항상 쉬운 문장으로 내용을 전달하는 것에 중점을 둡니다.