[칼럼]담당자를 귀찮게 하지 않고 추가 확인 이메일을 보내는 방법

요즘 업무 환경에서 협업 툴이나 ERP 등은 직장인이 업무를 하는 데 있어 대부분의 시간 동안 활용하는 서비스로 자리 잡았는데요.코로나로 인해 세계적으로는 꼭 사무실에 출근하지 않아도 업무를 진행하는데 문제가 되지 않는다 의견이 많이 나오기도 했으며이런 일하는 방식의 변화는 '협업'이라는 개념을 더 대중화하는데 기여했습니다.다음은 이 같은 협업을 간단하게 시도하는 데 도움이 되는 몇 가지 권장 사항입니다.



참을성 기르기 이메일 업무를 할 때 유독 회신이 빠른 나라, 한국입니다.뭐든지 빨리빨리를 좋아하는 우리들 문화에서는 이메일을 통한 업무 회신도 빨리빨리 일어나야 합니다.그렇지 않으면 업무 피드백이 늦다고 잔소리를 받게 될 수도 있고 다양한 경우에서 불리한 상황이 발생하게 되는 거죠.이런 빨리빨리 마인드는 이메일을 통해서 하는 업무에서는 조금 놓아두는 것을 추천해요.이메일을 통한 업무를 주고받을 때는 참을성이 필요한 거죠.담당자가 휴가를 갔을 수도 있고, 미팅 중일 수도 있으며, 피치 못할 사정으로 인해 부재 중일 수도 있으니까요.적어도 3일의 시간은 기다린 후 후속 이메일을 보내보는 것이 좋습니다.


© ribkhan, 출처 Pixabay


후속 이메일을 현명하게 보내는 방법 후속 이메일을 보낼 때에는 재촉한다는 느낌이 들지 않게 상호 간 지속적으로 업무를 하면서불편하지 않도록 우호적으로 진행하는 것이 좋아요.특히, 같은 내용을 두 번 작성하여 보내는 것이 아니라 이전 보낸 메일 앞의 '[리마인드]' 를 표시하여담당자에게 이전 메일 내용을 리마인드 하여 확인을 요청하니 확인해달라라는 인상을 메일 제목에서부터받게 하면 좋습니다.



예시)

안녕하세요. 라인드 담당자 김라인 입니다. 지난번 보내드린 메일의 리마인드 요청을 드립니다. 내용 확인하신 후 회신을 부탁드리겠습니다.감사합니다.


© sigmund, 출처 Unsplash


유선으로 문의 시 공격적인 태도를 취하지 않기 급한 경우 리마인드 메일을 보내지 않아도 때로는 유선을 통해 확인을 요청할 때도 있는데요.이런 경우 '이메일을 왜 이렇게 늦게 봐! 너무 답답해!' 등의 태도를 취하기 보다 '며칠 전 제가 이메일을 보내드렸어요. 혹시 확인이 어려우셨을까요?' 등의 긍정적이고 '지금 나는 너를 배려하고 있어'라는 태도를 취하는 것이 더 좋습니다!전자보다 후자인 경우가 감정적으로 더 미안함이 들 수도 있으니까요.마지막으로 중요한 것협업 툴/그룹웨어 등 구두 보고 등의 절차가 점점 생략되고는 있지만 이메일을 통한 업무 진행은 여전히 중요합니다.



이메일 매너, 이메일 잘 쓰는 비즈니스 매너 등의 주제로 세미나도 진행되니 많은 사람들이 이런 부분에 많은 관심이 있다는 것을 알 수 있어요.그렇다 보니 후속 확인 메일을 쓸 때에도 반영되는 몇 가지 매너들이 있어 이런 부분들도 놓치지 않는다면 사회생활에서 더 많은 도움을 받을 수 있을 거예요.




Written by @Hannah, Brand Marketer

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