[칼럼]팀즈와 아웃룩으로 나에게 맞는 재택 근무 일정을 만드는 방법 🔍️

위드코로나로 인해 재택근무가 많이 완화될 것 같아요. 그래도 아직은 조심해야할 시기 재택근무 기간 동안 업무와/개인시간의 경계가 사라짐에 따라 불편함을 겪는 분들도 계시죠. 일이 일상 생활의 일부가 되는 시간이 늘어나는 것은 경력에 도움은 될 수 있겠죠. 그렇지만 정기적으로 집에서의 야근을 지속하는 것은 좋지 않아요. 


정신적인 스트레스가 늘어나기 때문이죠. 결국 일과 삶의 균형에 해를 끼칠 수 있어요.결국 잘못된 재택근무 일정은 정신적인 스트레스를 늘어나는 결과를 낼 수 있습니다. 집에서 근무를 계속하기 때문에 사무실에서보다 더 오래 일하게 되기도 하니까요. 이번 글에서는 M365의 주요 앱이죠. 팀즈와 아웃룩을 통해 나에게 맞는 재택 근무 일정을 만드는 방법을 안내해드릴게요. 




먼저 근무 외 시간은 일하지말고 쉬세요. (팀즈의 업무시간을 설정해두고, 컴퓨터 전원을 꺼버리세요.) 회사 마다, 직무 마다 정해져 있는 재택근무 시간이 있죠. 그 시간 만큼은 컴퓨터 앞에 앉아 모든 팀원들의 피드백에 즉각적인 응답을 하게 되요.안그러면 괜히 눈치도 보이고 불편하니까요. 그렇게 정해진 업무 시간이 아침 10시 부터 저녁 7시 까지라면 그 시간 외에는 컴퓨터 전원을 뽑으세요. 그렇지 않으면 출퇴근에 걸리는 시간이 줄어들었다고 생각하는 만큼 일을 지속할 수 있는 여지가 만들어집니다. 여러분도 아시겠지만 일은 해도 해도 줄지 않아요. 왜냐면 '일' 이니까요. 만들면 만들 수록 늘어나는 것이 일입니다. 팀즈를 사용중이라면 개인 설정을 통해 일일 업무시간을 정해두고 그 외 시간엔 다른 용무중을 띄워보세요. 동료들이 방해하지 않을거에요. 


집사야 컴퓨터를 끄라옹 © Klinkow, 출처 Pixabay


과감하게 정해진 시간외에는 컴퓨터 전원을 뽑으시고 드라마 시청, 유튜브 보기 등 시간으로 개인 시간을 채우세요. 그렇게 다음날 오전 10시에 다시 컴퓨터를 키시면 됩니다. 장기 프로젝트 업무를 소화해야하는 주간 계획 세우기 (아웃룩 반복 일정 기능 활용하기) 다들 아시죠? 장기 프로젝트는 시간이 있어도 부족합니다. 그래서 미리 진행 할 시간을 정해야 해요. 예를 들어 볼게요. ' 이번 주에는 점심시간 지난 오후 2시 부터 4시 까지는 인사고과 포맷 기획을 진행해야지. 그럼 금요일에는 끝날 수 있어 ' 라고 미리 머리 속에 그려보고 아웃룩 캘린더를 열어 일정을 기록합니다. 



그럼 다른 팀원들이 그 일정을 보고 '아 김라인 매니저가 오늘 이 시간엔 인사고과 포맷 기획 업무를 하는군, 금요일에 마친다니 이때 다 같이 공유를 하면 되겠다' 등의 업무 진행 내용을 잠정적으로 알 수 있습니다. 굳이 구두로 주고받지 않아도 말이에요.


© sigmund, 출처 Unsplash


협업하지 않는 동료들과도 화상 미팅 진행하기 (재택근무의 단점 : 사무실 동료들을 잊어버린다.)업무상 협업을 많이 해야하는 동료들이 있죠. 이런 분들과는 화상 미팅을 하고 싶지 않아도 강제로 해야합니다. 그렇지만 반대로 사무실에 출근해서 얼굴을 보는 사이가 아니면 서로 말 한마디도 안하는 직원들도 있습니다. 


이런 직원들과의 지속적인 관계를 유지하려면 화상미팅을 통한 티타임을 가지는 것도 중요해요. (그렇지 않으면 언젠가 출근 했을 때 목소리를 잊어버릴지도 모르니까요.)단순히 목소리를 잊어버리지 않기 위해 화상미팅을 하기보다는 직장 동료간의 관계유지를 위함도 있어요. 정기적인 티타임을 통해 동료간 친밀도도 올리고 추후 필요할 때의 업무 요청도 부담없이 할 수 있도록 관계를 유지해보세요! 대면했을 때의 친밀함과는 다르지만 그래도 화상 미팅을 통한 티타임을 진행하는 것과 안하는 것의 차이가 분명 느껴지실 거에요. 


💡 화상미팅은 팀즈로도 할 수 있어요. 팀즈의 화상 미팅을 통해 서로 차한잔씩 주고 받으며 그날 있었던 일들에 대해 이야기 해보세요. 




 아웃룩 일정에 방해금지모드 표시하기 하루의 시간 중 그 누구도 방해하지 못하는 시간을 설정해보세요. 최소 1시간은 해야 합니다. 그래야 그 시간동안은 집중력이 요구되는 작업에 치중할 수 있어요. 그렇지 않다면 팀즈를 통해 오는 메시지들에 계속해서 답변을 하며 하루가 끝나버릴 수 있어요. 사무실에 있을 때는 팀원들과 말로 주고 받기 때문에 메시지에 대한 응답을 즉각적으로 하지 않아도 괜찮지만, 재택근무에서는 메시지가 우선이 됩니다. 


해서 조금 느린 회신은 서로 불편할 수 있어요. 이런 우려를 줄이고 싶다면 하루 중 1시간의 '방해금지모드' 를 설정해 팀원들에게 '이 시간동안은 나를 방해하지마!' 라는 암묵적인 일정 공유를 추천해요. 이런식의 업무 방식은 팀이 아니라 내가 일을 주도하는데 도움을 주고 급하지 않은 작업으로 인해 본 업무가 지연되는 것을 막아줍니다. 마지막으로 재택근무를 하면서 중요한 것은 업무와 개인 시간의 경계를 분명히 해야해요. 



나만의 재택근무 스케쥴링을 효과적으로 설정하는게 제일 중요하다고 할 수 있겠네요. 주간 업무 스케쥴링이 아웃룩 일정 등록을 통해 분명이 정해진다면 나의 일정을 살펴보는 다른 팀원들은 당신이 재택근무 기간 중 놀고 있다! 라고 생각하지 않을 겁니다. 물론 결과는 일정에 맞게 공유되어야 하겠죠? 재택근무 중 나의 시간이 24시간 업무에 치중되어 있지 않다는 것을 분명히 해야 합니다. 


아웃룩과 팀즈를 활용한 일정 공유와 화상 미팅은 팀원들과 더 견고한 의사소통을 가능하게 해줄거에요.업무 생산성을 높이는 다양한 팁을 블로그를 통해 더 확인해보세요. 이 글보다 더 좋아하는 글들을 찾으실 수 있을겁니다.  




Written by @Hannah, Brand Marketer

Hannah는 브랜드 마케터이자 SaaS 칼럼니스트 입니다.
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