[칼럼]직원들에게 그룹웨어를 통해 정보를 효과적으로 전달하는 방법, 라인드

지금 쓰고 있는 그룹웨어는 어느 정도 까지 활용하고 계신가요? 단순 업무 결재 문서를 작성하고 보고하기 위해서만 사용하시나요? 아니면 공지사항 및 정보 전달의 용도로도 사용하고 계시나요? 




대부분의 경우 전자결재, 공지사항 전달 이 두 가지 경우를 그룹웨어를 통해 가장 많이 사용하고 있을 것 같은데요. 사실 요즘의 트렌드에 맞게 설계된 다양한 업무 생산성 프로그램들로 인해 오랜 시간 자리를 지켜온 기존의 전자결재 서비스들로 변해가는 업무 프로세스를 따라잡기에는 한계가 있습니다. 해서, 대부분 '협업툴' 이라는 개념을 가진 서비스와 함께 그룹웨어를 별도로 사용하는 경우가 많이 있어요.하지만 이런 경우 정보가 분산되어 전달이 돼 한 채널을 통해 업무 프로세스를 만드는 것 보다 복잡성이 늘어난다는 단점이 있습니다. 



지금 그룹웨어 사용 어디까지 하고 계신가요? 지금의 그룹웨어는 어디까지 사용하시나요? 위에서 말씀드렸듯 전자결재 서비스를 위주로 사용하시나요? 아니면 기존의 전자결재 서비스가 제공하는 다양한 모든 기능들을 다 사용하고 계신가요? 아니면 회사가 그룹웨어 사용료를 내는 만큼 우리가 그 기능을 다 쓰고 있나? 하는 고민을 해볼 때가 되진 않았나요? 

기존의 전자결재 서비스와 협업툴을 동시에 사용하며 업무를 처리하는 것에 불편함이 없다면 그대로 업무 프로세스를 가져가시는 것이 좋습니다!(괜한 혼란 보다는 불편함이 없다면 그냥 사용하는게 맞으니까요!) 




그렇지만, 이 앱 저 앱 오며 가며 업무를 공유하고 프로젝트를 관리하는 것이 번거롭다고 느낀적이 있다면 지금 이 글을 주목해보세요. 직원들의 그룹웨어 사용도를 더 높이고 싶다면 지금 사용중인 그룹웨어를 활성화 하도록 몇 가지 규칙을 만들어 보는 것이 좋습니다. 예를 들어, 회사의 모든 공지사항은 그룹웨어를 통해서 안내 하며, 아이디어와 관련 제안사항 등을 그룹웨어를 통해 받도록 하고 직원들이 자연스럽게 그룹웨어를 자주 방문하고 사용할 수 있도록 하는거죠. 

하지만 이렇게 활용도를 높이더라도 사람들의 그룹웨어 사용도가 높아지지 않는다면 서비스 자체에 대한 사용성이 낮기 때문에 라고 볼 수 있습니다. 이럴 때에는 지금 사용중인 그룹웨어가 제공하는 서비스들이 지금의 업무 트렌드와 맞지 않다는 것을 받아들여 새로운 서비스로의 이전을 고려하는 것도 한 가지 방법입니다.


© ColiN00B, 출처 Pixabay


지금 쓰는 그룹웨어의 사용빈도와 확장성을 고려하세요.꼭 그룹웨어를 변경하지 않더라도 직원들이 지금 사용중인 그룹웨어에 집중할 수 있게 하는 방법은 다양합니다. 위에서 말씀드린 공지 및 아이디어 공유 등의 단순한 부분부터 시작해볼 수 있겠네요. 


그렇기 때문에 돈 주는 만큼 그 값은 하는 군!라고 생각이 든다면 굳이 변경을 고려할 이유도, 고민할 이유도 없습니다만 다양해지는 업무 변화 트렌드에 맞추어 직원들이 사용하는 정도나, 서비스 확장성 측면에서는 다른 서비스를 사용하는 회사에 비해 떨어질 수 밖에 없습니다. 회사의 업무 생산성과 행정 문서 작업 효율을 높이기 위한 최선의 방법은 무엇인지를 고민해 보는 것도 좋겠습니다. 이 과정에서 여러분이 할 수 있는 것 매일 들여다 보는 그룹웨어 서비스의 사용 빈도가 결재 용도로만 사용 하고 있는지 다른 서비스로 확장하여 사용 되는지를 알아보는 것 입니다.



만약 이 두 가지를 알아보며 그룹웨어 본연의 기능을 다 따라가거나 사용하지 않고, 다른 서비스로 확장하는 용이성이 떨어진다면 앞으로도 낮은 업무 효율에 기대어 일을 할 수 밖에 없을 수도 있어요. 어떤 업무지원 서비스를 쓰느냐에 따라 일의 질이 높아지기도, 낮아지기도 하니까요. 마지막으로 중요한 것우리 회사가 쓰고 있는 업무지원 서비스들이 너무 노후되지는 않았는지, 아님 이런 노후된 서비스에 익숙해져 현대의 업무 트렌드에 뒤쳐지고 있지는 않은지를 한 번 점검해보세요. 일하는 방식은 계속 변해가고 이에 맞추어 같은 업무를 더 빠르고, 정확하게 처리할 수 있게 됩니다. 




Written by @Hannah, Brand Marketer

Hannah는 브랜드 마케터이자 SaaS 칼럼니스트 입니다.
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